Kværndrup Husflids håndtering af persondata
Regler for datahåndtering og -opbevaring i Kværndrup Husflid
Medlemsdata håndteres og opbevares efter følgende regler:
Foreningen indsamler kun data, der er absolut nødvendige
I det omfang, vi er nødt til at registrere data til brug for offentlige myndigheder, pengeinstitut og FORA, opbevares de kun efterfølgende i det omfang, de er uomgængeligt nødvendige som dokumentation
Oplysninger skal kun opbevares og håndteres af de personer, der er ansvarlige for deres brug – typisk bestyrelsesmedlemmer
Som hovedregel findes persondata kun hos formand, næstformand og kasserer
Oplysninger i fysisk form opbevares hos formand, næstformand og kasserer
Sikkerhedskopi af data foretages til eksternt medium, f.eks. USB-stick eller
ekstern harddisk, der ikke er tilgængelige for noget netværk
Foreningen anvender ikke cloud-baserede tjenester
Beskrivelse af administration og praksis:
Foreningen aflønner undervisere
Foreningens lønregnskab m.m. føres af Faaborg-Midtfyn Kommune.
Foreningen modtager kursustilmeldinger pr. e-mail, telefon og ved personlig henvendelse, ikke pr. web-formular. Ingen af tilmeldingsformerne indebærer indhentning af andet end navn, adresse og telefonnummer.
Foreningen registrerer medlemmers adresse, e-mail og telefonnummer.
Foreningen har en hjemmeside og en Facebookside. Ingen af stederne indhentes personlige oplysninger.
Foreningen beder ikke om og registrerer aldrig følsomme personoplysninger jfr. Persondataloven.
Foreningen beder kun om og registrerer kun CPR-nr. i det omfang, der er et uomgængeligt krav i f.t. dokumentation – f.eks. til Faaborg-Midtfyn Kommune/SKAT.
Foreningen deler ikke medlemsoplysninger med andre eksterne parter end de nævnte i skemaet.
Oplyst af |
Anvendelse |
Opbevares hos |
Deles med |
Gemmes |
Kursister: |
Registrering af deltagere. |
Formand, næstformand og kasserer |
Faaborg-Midtfyn Kommune på forlangende (dokumentation vedr. tilskud) |
5. år jfr. bogføringsregler |
Kursister: |
Registrering m.h.p. dokumentation vedr. tilskud |
Formand, næstformand og kasserer |
Faaborg-Midtfyn Kommune på forlangende. |
5. år jfr. bogføringsregler |
Medlemmer: Navn, adresse, telefonnummer, e- mailadresse, |
Registrering af medlemmer. |
Kasserer |
Faaborg-Midtfyn Kommune på forlangende |
5. år jfr. bogføringsregler |
Aflønnede undervisere |
Dokumentation til Faaborg-Midtfyn Komm. |
Formand og næstformand |
FORA (adm.), SKAT |
Indtil ansættelse ophører |
Bestyrelsesmedlemmer: Navn, adresse, telefonnummer, cpr.nr. og e-mailadresse |
Dokumentation Offentlig kontakt |
Bestyrelsen. Anvendes delvis i foreningens markedsføring. |
FORA, Faaborg-Midtfyn Kommune |
Foreningens protokol |
Bestyrelsesmedlemmer: CPR-nummer |
Dokumentation til pengeinstitut |
Afl. Som brev. Fysisk kopi af brev opbevaret, CPR-numre slettet. |
Andelskassen, Ringe |
Foreningens protokol |